5 фактів про навчання фахівців із закупівель

За радянських часів були постачальники, перед якими стояло завдання дістати товар. З огляду на, що зараз проблеми з «дістати» немає, то задача фахівця із закупівель — підібрати правильний товар потрібної якості, придбати його вчасно і з мінімальними витратами. Директор з проєктів компанії Aladdin Systems Василь Богуш розповів про особливості навчання цих спеціалістів.

Читати: Дилетант vs професіонал: практичні рекомендації з навчання закупівельників

Факт 1. Фахівці  допомагають оптимізувати закупівлі та скоротити витрати

Ця професія з'явилася не так давно, але стрімко почала розвиватися останнім часом. Чому? Раніше робили акцент на продажах. Але рівень продажів виріс — складно щось нове придумати там, де все цікаве придумано до нас і неодноразово підтвердило свою ефективність.

Особливо в кризовий час топ-менеджмент і власники шукають способи скорочення витрат. Але де їх шукати? Як правило, це фонд оплати праці та закупівлі. Відповідно, оптимізуючи закупівлі, можна значно економити, а значить, в кінцевому підсумку заробляти.

Можна успішно продавати продукти або послуги, при цьому неефективно витрачати кошти. Це в результаті приведе компанію до нульових показників або роботі в мінус. Для того, щоб уникнути подібного результату, потрібні не просто закупівельники, а фахівці з великої літери. 

Арсенал інструментів продавців великий, наприклад, використання різних CRM, воронки продажів і т. д. А ось у закупівельників нічого схожого не було. Виходячи з цього, з'явилося наше рішення. Була створена система, яка дозволяє автоматизувати весь процес закупівель, починаючи від виникнення потреби і закінчуючи поставкою продукції на склад. Тепер можна порівняти тисячі позицій і десятки лотів натисканням однієї кнопки.

Важливо знайти «правильних» людей, які мають реальний досвід і бажання автоматизувати закупівлі, щоб зробити їх ефективними і прозорими. Тільки в такому випадку проєкт «злетить». 

Факт 2. Навчати повинні експерти з досвідом у закупівлях

Наші фахівці з технічної точки зору знають систему досконально і, як правило, мають реальний досвід в закупівлях. Тобто це експерти, які знають не тільки одну систему, і не тільки одні закупівлі. Вони підготовлені комплексно, так як працюють з клієнтами з різних сфер бізнесу і, як правило, вже не один рік. Тому, приходячи на початковому етапі до замовника, ми запитуємо вихідну інформацію. Наприклад, про учасників процесу — ролі, опис основних дій, маршрути погоджень. Далі малюємо блок-схеми, які використовуються для подальшого налаштування системи.

Наступним етапом йде налаштування під затверджені схеми модулів і маршрутів узгодження системи. Коли все налаштовано, коректність роботи спочатку перевіряється у тестовому режимі. І тільки після цього ми приїжджаємо до замовника на місце для навчання. До карантинних обмежень навчання завжди проводилося очно, зараз же перейшли в онлайн-площину, але це ніяк не вплинуло на якість навчання.

Факт 3. Традиційна програма навчання: теорія і практика

Перша частина навчання — теоретична. В одну групу входять від 10 до 20 осіб. Тривалість залежить від того, яка роль в учнів. Наприклад, автор — це проста роль, досить і 2-х годин. Якщо це фахівець із закупівель, то у нього широкі повноваження і його навчання може займати від 4 до 8 годин. Якщо це різного рівня керівники, тендерний комітет, то мають недовге навчання. 

Друга частина — це практичні кейси. Починаємо створювати заявку. Все це відбувається разом з групою учнів. Таким чином люди не тільки слухають теорію, а потім йдуть і забувають, а реально тестують нашу систему. Якщо ми бачимо, що закупівельники клієнта слабо підготовлені і в деяких моментах «плавають», тоді додатково підключаємо експертів із закупівель. Вони вже розповідають специфіку ремесла, виходячи зі свого досвіду. 

За результатами навчання ми видаємо сертифікати, які засвідчують, що людина пройшла навчання роботі в системі. Сертифікати мають різний рівень, в залежності від спеціалізації і зони компетенції фахівця із закупівель — System Administrator, Professional User і Chief Officer. Нещодавно такі сертифікати отримала група купців компанії «Кернел», які успішно пройшли навчання.

Факт 4. Для подальшого тренінгу колективу краще мати власного адміністратора

Провівши базове навчання, ми не забуваємо про своїх підопічних. По-перше, немає нічого постійного в нашому світі, по-друге, у клієнтів з'являються нові співробітники. Наше завдання стежити за фідбек від партнерів через технічну підтримку.  

Якщо від них надходить багато запитань, ми говоримо: «Хлопці, ми бачимо від ваших людей багато питань, напевно, з'явилися нові співробітники. Давайте приїдемо і проведемо вам навчання. Співробітники почують це один раз і не будуть потім задавати кожен день подібні питання». 

У деяких замовників є сильний адміністратор, який добре знає систему. Тоді ми пропонуємо навчити його для подальшого тренінгу свого колективу — або персонального, або спільного з нами. Така система працює, якщо адміністратор знає систему досконально. Тому його навчання відбувається поглиблено, а фахівців ми навчаємо тим навичкам, які їм необхідні в роботі. У кожній ситуації підхід індивідуальний.

Факт 5. Штучний інтелект в майбутньому замінить спеціалістів із закупівель. 

Ми дивимося на тренди і тенденції західного ринку. Вони нам говорять про те, що рано чи пізно світ прийде до штучного інтелекту (і в закупівлях в тому числі). Тому вже зараз потрібно максимально стандартизувати підходи і написати програмний продукт, який дозволить максимально піти від впливу людського фактора, спростити закупівельні процеси і там, де це можливо, обійтися без людей.

Звичайно, це довгий шлях. Для його реалізації знадобиться чимало часу. Наприклад, каталогізація та інші фічі, які вже зараз треба зробити для плавного переходу на закупівлі «без закупівельників» стандартних товарів і в подальшому на штучний інтелект. 

Нам належить зробити дуже багато непростий, але цікавої роботи. Наші замовники вже зараз задають нам питання: «А коли ви запропонуєте нам рішення, яке буде працювати без закупівельників?» Це тренд. Ми це знаємо і плідно працюємо в цьому напрямку.