Відрядження: правила організації та оформлення

Життя аграрія неможливе без поїздок, навчань, зустрічей і нових партнерів. Тому команда AgroRobota.com.ua проштудіювала трудовий кодекс і розкаже все про оформлення документів, витрати та правила організації відряджень в Україні. 

Усі питання, пов'язані з відрядженнями, регулюються положеннями трудового законодавства та актами роботодавця. За основу останнього беруться норми Інструкції № 59.

Згідно з цим документом, службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника, підприємства, установи та організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.  (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Читати більше: Трудовий договір: кому, як та навіщо укладати

Хто не їде у відрядження

Трудове законодавство забороняє направляти у службові поїздки:

• вагітних жінок;
• жінок, які мають дітей віком до 3 років;
• жінок, які мають дітей віком від 3 до 14 років або дитину-інваліда, направляють у відрядження винятково за їх згодою;
• батьків, що виховують дітей без матері, опікунів, одного з прийомних батьків, одного з батьків-вихователів;
• працівників у період тимчасової непрацездатності.

Не є відрядженням службові поїздки працівників, а також робота вахтового методу чи пересувного характеру.

Якщо робітник відмовляється від відрядження і не входить до вищезазначених категорій та не має поважної причини для відмови, то працедавець може накласти дисциплінарне стягнення за порушення правил трудової дисципліни.

Робочий час

На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений. Якщо прибуття або вибуття відрядженого припадає на вихідний день, працівнику надається інший день відпочинку.

Якщо працівник спеціально відряджається для виконання службових обов'язків у вихідний, святковий або неробочий день, отримує компенсацію, згідно з трудовим законодавством.

Термін відрядження

Термін відрядження визначається роботодавцем та зазначається в наказі про направлення у відрядження. Але він не може перевищувати максимально встановленого: в межах України — 30 календарних днів, за кордон — 60 календарних днів.

Але для окремих випадків встановлені інші граничні терміни відрядження.

День вибуття і прибуття включаються у відрядження. День вибуття у відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи працівник, а день прибуття — повернення транспортного засобу. 

Дні тимчасової непрацездатності до терміну відрядження не включаються. Але лікарняні виплачуються на загальних підставах.

Оформлення відрядження

Направлення працівника підприємства у відрядження надає керівник у формі наказу. У цьому документі зазначається:

• ПІБ співробітника, який їде у відрядження;
• місце призначення;
• термін відрядження;
• мета і підстави відрядження;
• джерело фінансового забезпечення витрат.

Окрім того, у наказі може бути вказана інша інформація, наприклад, вид транспорту, обмеження витрат, відвідування певного заходу чи виконання додаткового завдання.

Направлення у відрядження фіксується відповідним записом у журналі реєстрації відряджень. 

Всі зміни оформляються наказом чи розпорядженням роботодавця незалежно від того, на якій стадії відрядження вони відбуваються.

Кошторис

Направленому у відрядження працівнику видається аванс, суму якого роботодавець визначає самостійно.

Робітникам, які направлені у відрядження, виплачуються:

• добові;
• вартість проїзду;
• витрати на оренду житла.

Аванс перераховується на поточний рахунок працівника чи підприємства, що направляє у відрядження. Фінансові операції можуть здійснюватися з використанням платіжних карток. Також аванс може видаватися готівкою працівникам, яких у відрядження направляють державні органи і військові формування.

Якщо відрядження за кордоном, то аванс видається у національній валюті чи тієї держави чи у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Національного банку України

Після повернення працівник складає авансовий звіт, до якого додаються оригінали документів, що підтверджують понесені витрати. За необхідності можливе складання внутрішньої звітності. 

AgroRobota.com.ua бажає цікавих поїздок і продуктивних зустрічей!

Поділитися